Comment passer moins de temps en réunion ?

Vous aussi, vous avez l’impression de passer votre vie en réunion ? Vous n’êtes pas les seules. Un cadre français passe en moyenne 17,7h en réunion chaque semaine. C’est presque la moitié de son temps de travail ! Et ça coûte cher aux entreprises également. Sous couvert de mieux faire circuler l’information, les réunions plombent le rythme de travail des salariés et coûteraient jusqu’à 2,3 millions d’euros par an à une entreprise de 100 salariés. 

La clé de la productivité serait donc de limiter le temps passé en réunion et de mieux les gérer pour qu’elles permettent de réellement collaborer. 75% des réunions n’aboutissent pas à des prises de décisions. Voici nos meilleurs conseils pour ne plus perdre de temps en réunion. Et non, nous ne sommes pas les chantres du 0 réunion, parce qu’on sait que votre boss ne sera jamais d’accord ! 

Donc voici nos 10 conseils pour passer moins de temps en réunion, testé et approuvé par la rédac ! 

Limitez la durée par défaut des événements dans votre calendrier pro à 30 minutes : en fixant une durée standard plus courte, vous évitez de vous bloquer des créneaux trop longs dans votre agenda. En plus, une réunion plus courte incite les participants à être à l’heure pour commencer et vous oblige tous à vous concentrer sur l’objectif de la réunion, plutôt que de partir dans tous les sens. 

Appliquez la règle du “one in, one out” à vos réunions récurrentes : le principe est simple, si vous acceptez une nouvelle réunion récurrente dans votre agenda, vous devez en supprimer une autre. Cela vous permet d’éviter la surcharge de réunions et de ne pas vous retrouver dans un meeting où vous n’avez plus rien à faire. 

Définissez un ordre du jour et des objectifs clairs : pour qu’une réunion soit efficace, il faut qu’elle ait un but précis. Pour toute nouvelle réunion organisée, assurez-vous que le sujet de la réunion est clair pour tous les participants, ainsi que la décision qui doit en découler. Et vous pouvez demander la même chose de vos collègues la prochaine fois que vous recevez une invitation pour un “Point sur le projet XX”. En définissant un objectif et des points de discussion précis, vous assurez que seuls les participants nécessaires sont invités et que le sujet ne va pas dévier en cours de route.

Limiter le nombre de slides : qui ne s’est jamais endormi devant la présentation à rallonge du chef de projet avec ses 18 slides qui rentrent beaucoup trop dans le détail ? Oui, on est tous pareils. C’est pour ça que des entreprises, comme Novartis par exemple, obligent les collaborateurs à limiter le nombre de slides pendant les réunions. Dans un autre style, chez Amazon, les employés prennent 10 min au début de chaque réunion pour lire le document de support et se concentrer pendant le reste de la réunion sur les discussions (oui, ça demande de rallonger la réunion de 10 min, mais c’est pour la bonne. 

Réduisez la fréquence des réunions : la plupart des réunions n’ont pas besoin d’être quotidiennes. Au mieux, elles ne sont vraiment utiles qu’à une partie des participants, au pire, elles sont une perte de temps généralisée. Essayez de passer les réunions à une fréquence hebdomadaire ou bihebdomadaire pour des réunions, vous verrez que vous vous en porterez tout aussi bien. 

Instaurez une journée sans réunion par semaine : c’est la grande mode dans les entreprises de la tech, comme Spotify ou Asana. Cela permet aux employés de se concentrer sur leur travail en profondeur, réduisant les interruptions. Si ce n’est pas possible dans votre entreprise, vous pouvez quand même bloquer des créneaux de 2 à 4h dans votre agenda plusieurs fois par semaine pour vous concentrer sans interruption.

N’invitez que les personnes (vraiment) nécessaires à vos réunions : rien de pire pour tuer la productivité d’une réunion que d'avoir trop de participants. Selon une étude, le nombre de participants idéal à une réunion est entre 3 et 6 personnes. En plus, pour travailler efficacement, il faut que l’ensemble des participants ait le même niveau d’information. Conclusion : pour prendre des décisions rapidement, ne consultez pas trop de monde.  

Interdisez les téléphones et les ordinateurs : ok, ça paraît radical, mais c’est nécessaire/ Pour éviter de perdre les participants en réunion, imposez les discussions tech-free. Nommez un scribe en charge du compte rendu. Pour les autres, imposez-leur de se concentrer sur les discussions en cours. 

Soignez la conclusion : pas la peine d’en faire des tonnes mais il y a une checklist à avoir pour conclure les réunions et vous assurer qu’aucune information n’est perdue en cours de route. Réservez 5 min à la fin d’une réunion pour les questions, attribuer les tâches à chacun des participants et fixer une deadline pour les réaliser. Puis, une fois la réunion terminée, envoyez un compte rendu qui spécifie à nouveau qui est en charge de quoi.

Misez sur l’asynchrone : on ne va pas vous dire de supprimer toutes les réunions (d’ailleurs, on pense que c’est impossible). Mais il y a de (nombreux) bénéfices à miser sur l’asynchrone, notamment pour la gestion de projet. Pas la peine de faire un point chaque semaine pour suivre l’avancée du projet XX, un simple mail qui rappelle les étapes franchies et les prochaines échéances suffit. En plus, avec l’écrit, vous aurez une source à laquelle vous référer, si vous avez un retard ou que vous attendez la réponse d’un partenaire par exemple. Et vous gagnerez du temps de réunion !

Ça fait quoi d’avoir un calendrier libéré ?

Retrouvez plus d'articles sur le travail dans notre rubrique C'est qui la Boss ?